QUESTÓES GERAIS
Ao nível do circuito do processamento dos documentos, o calendário a considerar tendo em vista a reunião semanal do Conselho de Gestão, inclui o período que vai de quarta-feira a terça-feira da semana antecedente, podendo os mesmos ser processados em qualquer dia da semana. Em qualquer caso, deve notar-se que o envio dos documentos processados deve ser feito ao cuidado da Tesouraria, preferencialmente no dia seguinte ao do respetivo processamento, estabelecendo-se em todo o caso, como data limite, o meio-dia da quarta-feira imediatamente subsequente ao fim do prazo supramencionado (terça-feira).
O processo do Documento de Despesa deve incluir, obrigatoriamente e por esta ordem, os seguintes documentos:
1.º Folha de rosto do Documento de Despesa;
2.º Documento de Movimentos no Projeto associado ao Doc. Despesa (quando aplicável);
3.º Documento de Compromisso, devidamente assinado/ autorizado;
4.º Documento(s) contabilístico(s) de suporte à despesa, em cumprimento dos termos legais, normas internas da UA e outros;
5.º Outra documentação imprescindível, em cumprimento dos critérios de razoabilidade e transparência da despesa pública.
Os documentos que compõem o processo do Doc. Despesa deverão estar agrafados, com um único agrafo, e deverão ser enviados ao cuidado da Tesouraria. Talões, bilhetes e outros documentos de tamanho inferior a A4, deverão ser colados numa folha A4, de forma a facilitar o processo de digitalização dos mesmos.
3. Quais os procedimentos associados ao envio posterior de documentação a incluir nos processos dos Doc. Despesa?
Os Docs. Despesa deverão ser processados na posse de todos os documentos inerentes à despesa, e que se encontrem em conformidade com as normas legais e internas vigentes. Nessa impossibilidade, os documentos em falta deverão ser enviados ao cuidado da Tesouraria. A documentação enviada posteriormente deverá identificar claramente o N.º Geral do Documento de Despesa a que respeita, bem como a Unidade.
A primeira folha do processo do Doc. Despesa, deverá apresentar a solicitação e devida fundamentação para o tratamento prioritário do documento. O Doc. Despesa deverá ser enviado ao cuidado da Tesouraria, até sexta-feira da semana antecedente à reunião semanal do Conselho de Gestão.
Os documentos de despesa apenas devem ser processados se os documentos contabilísticos de suporte estiverem em cumprimento legal e fiscal. Os elementos que devem constar, obrigatoriamente, nas faturas, encontram-se previstos no n.º 5, art.º 36, CIVA. Os elementos que devem constar, obrigatoriamente, nas faturas simplificadas, encontram-se estabelecidos no n.º 2, art.º 40, CIVA. Uma fatura/ fatura simplificada considera-se válida quando:
(1) se encontra em conformidade com os artigos 29º, 36º e 40º do CIVA;
(2) os bens e/ou serviços foram adquiridos/ efetuados em conformidade com a autorização prévia para a sua aquisição (neste caso, o documento contabilístico deverá ser carimbado – ex. “material recebido em boas condições” ou “serviço prestado em boas condições” – datado e assinado pela pessoa que recebe/ valida o bem ou serviço).
Deve ser sempre apresentada a Fatura/ Fatura simplificada (ou equivalente) original (1ª via). No entanto, sempre que seja apresentada uma 2ª via da Fatura, é necessário incluir no processo uma nota justificativa. Não são consideradas válidas cópias ou duplicados das Faturas.
As diferentes Unidades e Serviços devem, ainda, efetuar o registo da data de entrada de todas faturas.
Ligações úteis:
Artigo 36.º Prazo de emissão e formalidades das faturas, Código do IVA:
http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/informacao_fiscal/codigos_tributarios/civa_rep/Pages/iva36.aspx
Artigo 40.º Faturas simplificadas, Código do IVA:
http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/informacao_fiscal/codigos_tributarios/civa_rep/Pages/iva40.aspx
Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado:
http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/informacao_fiscal/codigos_tributarios/civa_rep/Pages/codigo-do-iva-indice.aspx
Of.107-ADM/2019 - Registo da entrada e saída de faturas:
http://legua.ua.pt/textoslegua/assuntos%20financeiros/documentos%20gerais/Of.107-ADM_2019-Registo%20de%20entrada%20e%20sa%c3%adda%20de%20faturas.pdf
Sempre que se verifique algum erro ou ausência da informação da UA (enquanto adquirente de bens ou serviços) ou do próprio fornecedor, o fornecedor deve ser contactado no sentido de corrigir os dados fiscais no seu sistema de faturação e retificar a Fatura, de modo a cumprir com o estabelecido na legislação em vigor.
No caso das aquisições intracomunitárias de bens entre sujeitos passivos de IVA, quando a Fatura (ou equivalente) é emitida em moeda estrangeira, o cálculo do IVA Comunitário deverá ter por base o valor do câmbio à data da Fatura. Ou seja, deverá ser feita a conversão do valor total da Fatura, para euros. Para o efeito, deverá ser utilizado o conversor de moeda do Banco de Portugal.
No caso das aquisições a países terceiros, deverá ser confirmada se se trata de uma operação sujeita a IVA e,
(1) em caso afirmativo, deverá verificar-se se a despesa deu lugar a despesas alfandegárias, nas quais estará contemplado o IVA Alfandega – pelo que, no processamento da despesa, tendo por base a Fatura ou equivalente, não deverá ser deduzido o IVA, uma vez que existirá um outro documento de despesa, que contemplará as despesas alfandegárias;
(2) em caso negativo, e sendo uma operação sujeita a IVA, deverá ser deduzido IVA (Países Terceiros).
Ligações úteis:
Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado:
http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/informacao_fiscal/codigos_tributarios/civa_rep/Pages/codigo-do-iva-indice.aspx
Regime do IVA nas Transações Intracomunitárias:
http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/informacao_fiscal/codigos_tributarios/riti_rep/Pages/regime-do-iva-nas-transaccoes-intracomunitarias-in-1846.aspx
Conversor de moeda do Banco de Portugal:
https://www.bportugal.pt/conversor-moeda?mlid=604
No ano corrente (2020), sendo um ano de transição, deverá manter-se, até indicação em contrário, o procedimento que tem vindo a ser executado, ou seja, as transações deverão continuar a ser tratadas enquanto aquisições intracomunitárias de bens ou serviços, sujeitas ou não a IVA, consoante o estabelecido no CIVA e RITI.
Ligações úteis:
Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado:
http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/informacao_fiscal/codigos_tributarios/civa_rep/Pages/codigo-do-iva-indice.aspx
Regime do IVA nas Transações Intracomunitárias:
http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/informacao_fiscal/codigos_tributarios/riti_rep/Pages/regime-do-iva-nas-transaccoes-intracomunitarias-in-1846.aspx
No caso do Ato Isolado Nacional, o processo do Doc. Despesa deve, obrigatoriamente, incluir o compromisso assinado, a Fatura-recibo – Ato Isolado emitida no Portal das Finanças, e o original do Acordo de Prestação de Serviços, devidamente assinado por ambas as partes.
No caso do Ato Isolado Estrangeiro, o processo do Doc. Despesa deve, obrigatoriamente, incluir o compromisso assinado, o recibo manual, devidamente assinado, e o original do Acordo de Prestação de Serviços, devidamente assinado por ambas as partes.
Um Doc. Despesa poderá contemplar mais do que uma Fatura ou documento equivalente, sendo que, neste caso, na inserção do Doc. Despesa, deverá o campo N.º Fatura/Doc. contemplar os números de todos os documentos associados, dentro dos limites dos caracteres disponíveis. Sempre que esteja associada uma nota de crédito, deverão ser incluídas as siglas NC, nos casos em que o próprio n.º da nota de crédito não as inclua.
Ainda que não seja o procedimento ideal, uma Fatura poderá dar origem a mais do que um Doc. Despesa. Nestas situações, na inserção do Doc. Despesa, o N.º Fatura/Doc. deverá refletir esta distribuição. Por exemplo, se uma Fatura – com o N.º FT 123 – der origem a 4 Docs. Despesa, os N.º Fatura/ Doc., para cada documento, deverão ser:
(Doc. 1) N.º Fatura/Doc.: FT 123 (1/4);
(Doc. 2) N.º Fatura/Doc.: FT 123 (2/4);
(Doc. 3) N.º Fatura/Doc.: FT 123 (3/4);
(Doc. 4) N.º Fatura/Doc.: FT 123 (4/4);
Sempre que se verifique esta situação, os Docs. Despesa deverão ser processados no mesmo dia, de forma a assegurar a conferência conjunta da despesa.
O pagamento por transferência SEPA – Single Euro Payments Area (Área Única de Pagamentos em Euros) deve ser efetuado sempre que a Fatura estrangeira seja emitida em euros e o fornecedor (bem como o banco onde está domiciliada a sua conta bancária) seja proveniente de um país que faça parte da área geográfica SEPA.
Sempre que se trate de pagamentos via SEPA, deverão ser enviados os dados bancários do fornecedor para a Tesouraria e, só após a confirmação dos mesmos, deverão as despesas ser processadas.
Ligações úteis:
FAQs Transferências SEPA, Banco de Portugal:
https://www.bportugal.pt/perguntas-frequentes/261
Informação sobre a SEPA, CGD (Espaço geográfico SEPA):
https://www.cgd.pt/Particulares/Contas/Documents/SEPA.pdf
O pagamento por cambial é efetuado quando o fornecedor pertence a um país não abrangido pelo espaço geográfico SEPA, ou, quando abrangido, a Fatura tenha sido emitida em moeda diferente do EUR.
O processamento de despesas que já foram pagas por fundo de maneio ou, excecionalmente, por terceiros deve ser feito apenas quando o documento contabilístico de suporte se encontra em conformidade legal e fiscal (ver FAQ n.º 5) e quando existe evidência de pagamento (fatura simplificada, fatura-recibo, recibo, comprovativo de pagamento). Nos casos em que o pagamento tenha sido efetuado em numerário, e o documento contabilístico de suporte não seja claro nesse aspeto, deverá a unidade ou serviço incluir a informação/ nota justificativa a explicitar a situação.
O processamento da despesa deve identificar o fornecedor, em conformidade com o documento contabilístico, e deve incluir o Endosso – entidade a quem deve ser emitido o pagamento.
Ligações úteis:
Regulamento do Fundo de Maneio da Universidade de Aveiro:
http://legua.ua.pt/textoslegua/assuntos%20financeiros/fundo%20de%20maneio/Reg.%20Fundo%20Maneio.pdf
Informação interna acerca da matéria do Fundo de Maneiro:
http://legua.ua.pt/?dir=/Assuntos%20financeiros/Fundo%20de%20maneio
AJUDAS DE CUSTO E DE TRANSPORTE
Sim. As normas relativas ao abono de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações em serviço público encontram-se estabelecidas em legislação própria.
Ligações úteis:
Decreto-Lei n.º 106/98 – Diário da República n.º 96/1998, Série I-A de 1998-04-24 – Estabelece normas relativas ao abono de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações em serviço público (Legislação Consolidada):
https://dre.pt/web/guest/legislacao-consolidada/-/lc/107753302/view?q=ajudas+de+custo
Decreto-Lei n.º 192/95 - Diário da República n.º 173/1995, Série I-A de 1995-07-28 - Disciplina o abono de ajudas de custo por deslocação em serviço ao estrangeiro (Em atualização):
https://dre.pt/web/guest/legislacao-consolidada/-/lc/107684416/view?q=ajudas+de+custo
O valor do abono das ajudas de custo pode ser processado num único Doc. Despesa, que terá associado dois boletins itinerários – um para cada mês. Os boletins devem ser preenchidos normalmente, na sua totalidade, a única particularidade reside no preenchimento das colunas do “Início” e “Regresso”. No boletim respeitante ao mês de início da deslocação, deverá ser preenchido o dia e a hora de início da deslocação (devendo os campos do dia e hora de regresso, que ocorre no mês seguinte, ficar em branco). No boletim respeitante ao mês em que a deslocação termina, deverá apenas ser preenchido o campo do dia e hora de regresso.
As deslocações efetuadas em viatura da UA/alugada/própria têm, obrigatoriamente, de ser autorizadas pelo órgão competente e em data anterior à deslocação. O pedido de autorização deve apresentar claramente o motivo pelo qual se torna imprescindível a utilização da viatura da UA/alugada/própria em detrimento de transportes públicos. O documento de autorização prévia para deslocação em viatura da UA/alugada/própria deve acompanhar o processo do Doc. Despesa, bem como o itinerário onde são evidenciados os quilómetros percorridos.
Regra geral, as deslocações efetuadas em viatura própria, por conveniência do interessado, para localidades servidas por transportes públicos, poderão ser autorizadas, no entanto, o reembolso da despesa com a deslocação será no montante correspondente ao custo das passagens no transporte coletivo, conforme o n.º 4, art.º 20, DL 106/98.
Ligações úteis:
Artigo 20º - Uso de automóvel próprio, Decreto-Lei n.º 106/98:
https://dre.pt/web/guest/legislacao-consolidada/-/lc/115346777/202003101623/73537368/diploma/indice?q=ajudas+de+custo
Quando a deslocação é efetuada em viatura própria, e a pessoa está a ser reembolsada ao km, quaisquer outras despesas (como por exemplo, portagens, combustível ou parque de estacionamento) não são elegíveis.
As despesas com portagens e combustível são elegíveis nas situações em que a deslocação é efetuada em viatura alugada ou viatura da UA, desde que devidamente justificadas e autorizadas previamente.
No caso da deslocação em viatura própria, quaisquer despesas relacionadas com danos da viatura, são da responsabilidade do próprio.
O Boletim Itinerário é o documento base para processar a despesa de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações efetuadas em serviço público, por pessoas com vínculo à função pública. Sempre que ocorra uma deslocação em serviço público, quer por pessoas com vínculo profissional à UA, quer por outras pessoas com vínculo à função pública cuja deslocação se enquadra na missão e atividade da UA, o documento de suporte à despesa é o Boletim Itinerário.
Quando se tratam de deslocações efetuadas por bolseiros ou pessoas sem vínculo à função pública, o documento de suporte da despesa é o Mapa de Deslocação acompanhado de um Despacho de atribuição do subsídio de deslocação emitido pelo órgão responsável.
No que diz respeito às rubricas a considerar, o abono de ajudas de custo, que tem por base o boletim itinerário, é classificado na rubrica 8.8.01.02.04 – Ajudas de custo. O subsídio de deslocação, que tem por base o mapa de deslocação, é, regra geral, classificado na rubrica 8.8.04.08.02.02 – Outras.
As despesas com transportes, devem ser devidamente comprovadas (com a apresentação de bilhetes, faturas-simplificadas ou similares com os dados fiscais da UA e/ou evidência de pagamento). Apenas é aplicável o disposto no n.º 4, art.º 20, DL 106/98 (reembolso do valor equivalente ao transporte público – ver FAQ n.º 17) para deslocações cujo documento de suporte base é o boletim itinerário.
As despesas com transportes que tenham como base o boletim itinerário devem ser classificadas na rubrica 8.8.02.02.13.02.01 – Deslocações pagas pelo funcionário ou 8.8.02.02.13.02.02 - Deslocações em automóvel do próprio (Quilómetros), consoante o caso. As despesas de transporte que estejam associadas ao mapa de deslocação, devem ser classificadas na rubrica 8.8.02.02.13.03 – Mapas de deslocações.
Caso excecional: Deslocações efetuadas por externos à UA, sem vínculo à função pública, mas da mesma natureza das deslocações em serviço público (como por exemplo, júris de provas, lecionação de aulas, oradores de conferências…), embora tenham por base o Mapa de Deslocações, a classificação económica da despesa deve ser a mesma utilizada para o abono de ajudas de custo e de transporte cuja base é o boletim itinerário.
Ligações úteis:
Decreto-Lei n.º 106/98 – Diário da República n.º 96/1998, Série I-A de 1998-04-24 – Estabelece normas relativas ao abono de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações em serviço público (Legislação Consolidada):
https://dre.pt/web/guest/legislacao-consolidada/-/lc/107753302/view?q=ajudas+de+custo
Decreto-Lei n.º 192/95 - Diário da República n.º 173/1995, Série I-A de 1995-07-28 - Disciplina o abono de ajudas de custo por deslocação em serviço ao estrangeiro (Em atualização):
https://dre.pt/web/guest/legislacao-consolidada/-/lc/107684416/view?q=ajudas+de+custo
Normas internas - Circular Nº 23-DSFP/2003: Bolseiros – Despesas de deslocação:
http://legua.ua.pt/textoslegua/assuntos%20financeiros/ajudas%20de%20custo%20e%20desloca%c3%a7%c3%b5es/Circular_23_DSFP_2003.pdf
VIAGENS, ALOJAMENTO E INSCRIÇÕES EM CONFERÊNCIAS OU SIMILARES
Sim. Os bilhetes/ talões de embarque devem ser anexados nos processos dos Docs. Despesa ou enviados posteriormente, devidamente identificados (com o N.º Geral do Doc. Despesa e a Unidade), caso a deslocação ainda não tenha ocorrido.
Sim, desde que a Fatura ou similar esteja em conformidade com o estabelecido nos artigos 29º, 36º e 40º do CIVA (ver FAQ n.º 5).
Sim, desde que a deslocação seja devidamente justificada.
Nas faturas emitidas por unidades hoteleiras, apenas são elegíveis as despesas referentes ao alojamento. Não são elegíveis despesas de pequeno-almoço ou outras refeições, internet ou comunicações, ou outros serviços. Sempre que uma Fatura apresente despesas não elegíveis, os seus valores devem ser descontados ao valor a pagar.
No processo dos Docs. Despesa associados a inscrições em conferências ou similares, deve ser sempre incluído (ou enviado posteriormente, caso o evento ainda não tenha ocorrido) a cópia do certificado de frequência/ participação no evento, o requerimento de deslocação com equiparação a bolseiro ou a cópia da comunicação.
Quando a inscrição já foi paga, por conseguinte, quando se trata de um reembolso, deve-se ter em conta que apenas é reembolsável o valor da inscrição. Nestes casos, é obrigatória a apresentação do comprovativo de pagamento. Não são elegíveis despesas associadas a transações bancárias. Sempre que a Fatura discrimine outros serviços de carácter complementar (ex. refeições…), deve ser descontado esse montante ao valor total a pagar.
O descritivo do cabimento/ compromisso de bolsas, deverá conter a seguinte informação: tipo de bolsa; nome do bolseiro; período da bolsa; início e termo da bolsa e o valor mensal da mesma.
Ex.: Bolsa de Pós-Doutoramento, Nome completo do Bolseiro, contrato de 6 meses, de 01/01/2020 a 30/06/2020, valor mensal de 1.600,00.
A descrição do Doc. Despesa deverá conter, também, a indicação do mês que está a ser pago. Os processos dos Docs. Despesa devem incluir: (1) folha de rosto do Doc. Despesa; (2) Folha de Movimentos no Projeto (quando aplicável); (3) Compromisso, devidamente autorizado; (4) Contrato de bolsa (no primeiro processamento); (5) Requerimento de cessação ou suspensão do contrato de bolsa (quando aplicável).
Ligações úteis:
Normas Internas - Exigência da assinatura antecipada pelos respetivos credores das declarações de recebimento (inclui informação que deve constar no descritivo dos compromissos de Bolsas):
http://legua.ua.pt/textoslegua/assuntos%20financeiros/documentos%20gerais/exig%c3%aanciaassinaturarecibosquita%c3%a7%c3%a3o.aspx#
A base mensal para o cálculo das bolsas é sempre 30 dias. Por exemplo, considerando uma Bolsa de Pós-Doutoramento, com o valor mensal de 1.600,00 EUR; se a bolsa terminar a 10-fev-2020, o valor a pagar ao Bolseiro, no mês de fevereiro, seria: (ver manual).